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职场中只需6招 让你的线上会议变得井井有条

作者:蒙蒙    时间:2014-09-24 16:35    点击:
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[导读]很多公司现在在不同办公地点都有员工进行相同项目的工作,这使得合作变得尤为重要。这不是说所有员工现在都是远程交流。在这种环境下,线上会议扮演了一个重要的角色。所以如果员工想要在现代职场脱颖而出,明白如何主持、出席线上会议十分重要。

每个线上会议工具都不一样,但是他们都能快速、轻松发起会议,让每个与会者都能共享屏幕、幻灯片,甚至发起投票。

不管你用的是什么软件,在主持一场线上会议的时候,以下是需要遵循的一些准则:

1. 在第一次会议之前,学会如何使用所选的工具。软件供应商很愿意在会议中为你提供关于可以使用的功能的详尽指导。利用好这一点,你就能在安排第一次会议前指导如何使用这个软件。在会议当天,至少提前15 分钟登录软件,保证软件没有任何问题,准备好你需要展示的所有材料。同样要记住的一点是,与会者对于软件可能会有问题,所以最好在会议之前解答,避免会议中断。

2. 定下会议主题,和与会人员交流。这和面对面的会议的逻辑是一样的。这不仅能能让他们确定这场会议与自己相关,也能让他们提前做好准备。无论会议是线上还是线下,最糟糕的是员工明显没有对会议做过准备,无法参与讨论。这一点在线上会议中更为严重。因为这看起来像是这个人在电脑在上干别的事。所以,总是准备好议程,和受邀参加会议的人员共享。

3. 在会议前发出邀请。很可能你选的软件能让邀请与会人员变得很容易。邀请函中应该包括会议的时间、日期,还有能登录到会议中的链接。会议中电话互动也很有用,以防耳机无法使用。由于很多人根据outlook邮箱日历安排日程,明智的做法是保证这些邀请能够在outloo日历上保存。

4. 提前准备会议材料。线上会议需要可视化元素来让观众参与进来,并全程保持兴趣。所以你应该对你有利的会议模板,不仅仅共享传统的PPT幻灯片展示,还可以分享一些有趣的链接——可以是新文章、图片、视频。你越有创意,你的会议就会变得越有趣。但要记住所有的材料都与会议相关并且是专业的。

5. 考虑交互手段,比如投票或是问卷。单向的在线会议特别无聊,只有主持人一直在讲,从不发问寻求意见。这更像是一场讲座,而不是一场会议。要避免这种情况,在你的演讲汇总经常停顿咨询意见,也可以使用投票和简短的问卷,让人们参与进来。准备足够的问答时间或者是深入讨论的环节。

6. 会后进行追踪工作。在会上,你应该说明第二天,最多1个星期,你会把会议记录和要讨论的后续跟进都发送出去。这样,你可以保证会后需要完成的事都说清楚了,并分配到具体某人。但是后续跟进不应该只包含行到。也要询问对于会议在线模式的意见,这样你的团队可以提出解决办法,让会议变得更有效。

可以看出,召开一次线上会议和面对面的会议并没有太大的不同。你需要做的就是熟悉软件,仔细提前计划,你就可以保证会议切题、具有互动、有趣。不要忘记后续跟进,不然讨论的事情很容易失去优先权,甚至被遗忘。

(责任编辑:点点)
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